Wiemy, z czym się aktualnie mierzycie. Podpowiemy, jak skroić budżet i WPF na 2025 rok trochę łatwiej niż zwykle.
Ile razy, drogi Skarbniku, słyszałeś, że jesteś „hamulcowym”? Jeśli nigdy, to masz wybitne szczęście. Jeśli często, wiedz, że nie tylko Ty musisz tego słuchać. Twoje „NIE” wielokrotnie uratowało Twojego Szefa przed naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. To Twój sukces. Niestety, często niedoceniany. Mimo wszystko, nadal jesteś na swoim stanowisku, nadal przestrzegasz przepisów i udowadniasz całemu światu, że przecież działasz dla dobra społeczności lokalnej tak samo jak Ci, którzy pomysłami napędzają budowy i remonty.
Wiemy, co to oznacza. To oznacza, że częściej niż zwykle będziesz używać słowa „NIE”: „pieniędzy nie ma”, „budżet tego nie wytrzyma”, „nie w tym budżecie”, „to nie jest zadanie własne jednostki”, „nie damy, bo nie mamy”. I to nic złego odmawiać, to jest część Twojego zadania jako skarbnika. Żeby jednak Twoje "nie" nie wyrządzało szkód w relacjach, spróbuj dostrzec istotę tego pomysłu. Wystarczy drobna parafraza, docenienie starania i mniej będzie nazywania Cię "hamulcowym". Zamiast mówić "pieniędzy nie ma", spróbuj "rozumiem istotę tego, budowa tej sali ma dać mieszkańcom miejsce, żeby mogli realizować swoje inicjatywy. Nie jestem od oceniania pomysłu, mi się on nawet podoba. Możemy jednak na inwestycje przeznaczyć bezpiecznie 8,5 mln złotych. Jeśli mam dołożyć tę budowę, muszę wiedzieć co mam wykreślić z obecnej listy".
W 2023 roku budżety gmin i powiatów wraz z miastami na prawach powiatu osiągnęły niebagatelne kwoty, wynosząc odpowiednio blisko 200 miliardów złotych i 183 miliardy złotych, co przekłada się na średnio ponad 80 milionów złotych na gminę i 454 miliony złotych na powiat i miasto na prawach powiatu. Zwracamy uwagę na fakt, że w 2024 roku te liczby znacznie wzrosły. Plany dla gmin na rok 2024 są na poziomie 225 miliardów złotych oraz dla powiatów i miast na prawach powiatu na poziomie 204 miliardów złotych. Podkreślamy, że Warszawa nieco zaburza statystykę, ale nie zmienia to faktu, że w każdym z waszych budżetów znajdują się miliony złotych. Zarządzanie takimi kwotami wymaga nie tylko precyzji, ale również odpowiednich narzędzi, które ułatwiają codzienną pracę Skarbników.
Kluczową kwestią dla stanu finansów publicznych jest jakość pracy Skarbników. Czy wyobrażacie sobie pracę bez Internetu? Nie powinniście wyobrażać sobie również pracy bez innych odpowiednich narzędzi. Powinniście mieć w swoim biurze centrum dowodzenia, oazę spokoju i skuteczności. Wyposażenie stanowiska pracy w dwa duże monitory, myszkę, klawiaturę bezprzewodową i odpowiednie programy podnoszące efektywność pracy, to absolutne minimum, którego potrzebujecie. To nie jest żaden luksus – to jest standard, do którego powinniście dążyć.
Jesień dla Skarbnika to czas wytężonej pracy. Żeby trochę ją ułatwić, dzielimy się kilkoma wskazówkami praktycznymi. Zostań, przeczytaj, znajdź coś dla siebie.
Przed rozpoczęciem prac nad budżetem, należy uporządkować zebrane dane planistyczne. Ci Skarbnicy, którzy korzystają z narzędzi elektronicznych, mają ułatwione zadanie, otrzymując dane w gotowej formie. Jednak wciąż istnieją jednostki, które zbierają dane w sposób papierowy, co może sprawić, że znalezienie potrzebnych informacji stanie się czasochłonne i trudniejsze. Niezależnie od sposobu gromadzenia danych, kluczowe jest ich uporządkowanie, w celu efektywnego planowania, ale także późniejszego wykonywania budżetu.
Pamiętajcie, że kierownicy jednostek organizacyjnych mają tendencję do zawyżania planów finansowych wydatków. Jest to naturalne, ponieważ kierownicy odpowiadają za całość gospodarki finansowej w swoich jednostkach. Skarbnik musi mieć jednak na uwadze całość budżetu JST, co wymaga analizy i krytycznego podejścia do proponowanych wydatków. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, co do zaplanowanych wydatków, Skarbnicy powinni zasięgnąć dodatkowych informacji od kierowników jednostek, aby zrozumieć, co kryje się za wzrostem wydatków. Nie można się spodziewać, że planowane wydatki będą niższe niż rok wcześniej. Gdyby tak było, to rozpatrywalibyśmy to w kategoriach ewenementu i też należałoby się takiej jednostce przyjrzeć bliżej.
Różnica między wydatkami bieżącymi a inwestycyjnymi jest ogromna. Toteż warto zastanowić się nad wydatkami ewidencjonowanymi w paragrafie 4270. W niektórych budżetach paragraf ten nie występuje, co nie oznacza, że remonty się nie odbywają. Rozważcie zatem, czy dany wydatek na remont nie może być zaklasyfikowany jako wydatek inwestycyjny. Czasem niewielkie zmiany mogą sprawić, że projekt remontowy przekształci się w modernizację lub inwestycję, co może przynieść większe korzyści. Dbanie o każdą złotówkę i dokładne analizowanie wydatków na remonty oraz inwestycje ma kluczowe znaczenie w budowaniu nadwyżki operacyjnej, która będzie korzystna w kolejnych latach i poprawi zdolność kredytową JST. Współdziałajcie z osobami merytorycznie odpowiedzialnymi za remonty, inwestycje, budowy etc. To Wam się na pewno opłaci.
Warto zastanowić się nad polityką kadrową, zwłaszcza w kontekście osób zbliżających się do wieku emerytalnego. Zatrzymanie doświadczonych pracowników może okazać się bardziej korzystne niż rekrutacja nowych, mniej doświadczonych osób. Z drugiej strony, jeśli zatrudnienie nowych pracowników jest nieuniknione, warto rozważyć, czy istnieje możliwość zmniejszenia liczby etatów lub reorganizacji pracy w wydziałach, np. przez podział obowiązków lub inwestycję w nowe narzędzia.
Zachęcamy Skarbników do weryfikacji inwestycji pod kątem możliwości uzyskania dofinansowania, zwłaszcza w mniejszych jednostkach, gdzie nie ma dedykowanych osób do pozyskiwania funduszy zewnętrznych. W takich przypadkach zadanie to często spada na barki Skarbnika. Pozyskanie jakiegokolwiek dofinansowania na inwestycje, które i tak muszą zostać zrealizowane, jest zawsze korzystne.
Pamiętajcie, że istnieje możliwość pokrycia wydatków ze środków znaczonych, takich jak np. środki z tzw. "alkoholówki". Warto rozważyć, czy te środki można wykorzystać realizując zadania, które już są planowane w budżecie i które muszą zostać sfinansowane z innych źródeł. Wymaga to oczywiście bardzo dobrej współpracy z osobami, które pełnią merytoryczny nadzór nad środkami znaczonymi.
Rezerwa na zarządzanie kryzysowe może obejmować zarówno wydatki bieżące, jak i majątkowe. Warto podzielić ją proporcjonalnie w taki sposób, aby była elastyczna w przypadku niespodziewanych wydatków. Przykładem może być potrzeba zakupu generatora prądu w sytuacji awaryjnej, gdy wichura spowoduje przerwanie dostawy prądu. Nie możemy zagwarantować, że każda Regionalna Izba Obrachunkowa będzie zwolennikiem zabezpieczania tej rezerwy jako wydatku majątkowego, ale stoimy na stanowisku, że taka możliwość istnieje, a przykład z zakupem generatora prądu potwierdza naszą tezę.
Zachęcamy do lektury ciekawego artykułu autorstwa Grzegorza Czarnockiego i Klaudii Małgorzaty Stelmaszczyk nt. rezerw budżetowych – wybrane zagadnienia na tle orzecznictwa regionalnych izb obrachunkowych.
Idealnie byłoby, gdybyście na terenie swojej JST posiadali czynne kopalnie. Wiemy jednak, że zdecydowana większość jednostek, takich źródeł dochodu nie posiada. Cóż więc robić? Mamy pomysł dla gmin. Nad pomysłem dla powiatów, jeszcze myślimy. Pomimo ograniczonych możliwości w zakresie generowania dochodów własnych przez gminy, podatki lokalne pozostają obszarem, w którym można podjąć działania. Choć temat podwyższania podatków bywa trudny, Skarbnicy powinni zadbać o odpowiednie argumenty, które uzasadnią potrzebę podniesienia stawek. Współpraca z wójtem czy burmistrzem w tym zakresie jest kluczowa, a argumenty prezentowane radnym i mieszkańcom muszą być oparte na realnych potrzebach finansowych gminy. Mówiliśmy o tym 12 września br. podczas webinaru. Zachęcamy do ponownego obejrzenia.
Chciałoby się powiedzieć – zamknij oczy i tnij. Cięcie wydatków nikomu nie sprawia przyjemności. Toteż nawet zamknięcie oczu niewiele tutaj pomoże. To tak pół żartem, pół serio. Niemniej, w sytuacji, gdy planowane dochody nie są wystarczające do pokrycia wydatków, konieczne jest przeprowadzenie analiz cięć. To niepopularne, ale często nieuniknione działanie. Warto rozpocząć od rozmów z kierownikami jednostek, aby sami zasugerowali, które wydatki mogą ograniczyć, zanim Skarbnik wprowadzi własne cięcia. Często strach przed utratą środków na kluczowe zadania motywuje do bardziej efektywnego zarządzania. Może włodarz sam postanowi komu zabrać. Chociaż, jak znamy życie, łatwiej mu rozdawać niż zabierać…
Dług nie jest zły, o ile jest odpowiednio kontrolowany. Każde zobowiązanie finansowe generuje dodatkowe wydatki w postaci odsetek, dlatego kluczowe jest zaplanowanie spłat w sposób, który nie obciąży nadmiernie budżetu. Wszystko powinno być zgodne z wieloletnią prognozą finansową, która jest fundamentem przy projektowaniu budżetu. W następnej części bloga przejdziemy do kwestii formalnych związanych z projektem uchwały budżetowej, omawiając podstawy prawne oraz elementy obligatoryjne i fakultatywne budżetu, a także sposób, w jaki różne interpretacje przepisów mogą wpłynąć na jego kształtowanie.
Uchwała budżetowa jest jednym z najważniejszych dokumentów, który określa plan finansowy jednostki samorządu terytorialnego. Przepisy szczegółowo wskazują, jakie elementy muszą się w niej znaleźć. Jakie przepisy? Ustawa o finansach publicznych (dział V) oraz uchwała w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej (tak zwana uchwała trybowa). Zapisy w tych uchwałach w jednostkach samorządu terytorialnego, mogą się znacząco różnić. Zalecamy skrupulatność, by nie narazić się na uwagi Regionalnej Izby Obrachunkowej. Natomiast w Ustawie zwracamy szczególną uwagę na artykuł 212 ust. 1, który zawiera aż 10 punktów, opisujących, co dokładnie powinno być uwzględnione w uchwale budżetowej. Oto ich szczegółowy przegląd:
Pierwszym punktem uchwały budżetowej jest określenie łącznej kwoty dochodów, z wyodrębnieniem dochodów bieżących i majątkowych. Na tym etapie warto jednak spojrzeć na artykuł 235, który wskazuje na dalsze uszczegółowienie dochodów, a także na uchwałę trybową danej jednostki, gdzie organ stanowiący może określić jeszcze bardziej szczegółowy plan dochodów.
Kolejnym elementem są wydatki, z podziałem na wydatki bieżące i majątkowe. Tutaj, podobnie jak w przypadku dochodów, obowiązuje dalsze uszczegółowienie zgodnie z artykułem 236 ustawy o finansach publicznych. Pamiętaj, planowane wydatki budżetowe ujmujemy w szczegółowości do działów i rozdziałów klasyfikacji, z wyodrębnieniem wydatków majątkowych i wydatków bieżących, w tym: wydatki jednostek budżetowych (w tym: na wynagrodzenia i składniki od nich naliczane; wydatki związane z realizacją ich statutowych zadań); dotacje na zadania bieżące; świadczenia na rzecz osób fizycznych; wydatki na programy finansowane z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 w części związanej z realizacją zadań jednostki samorządu terytorialnego; wypłaty z tytułu poręczeń i gwarancji udzielonych przez jednostkę samorządu terytorialnego, przypadające do spłaty w danym roku budżetowym; obsługę długu jednostki samorządu terytorialnego. Ponownie odsyłamy do uchwał trybowych, bowiem szczegółowość budżetu może być większa, o ile organ stanowiący tak postanowił.
W planie dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego wyodrębnia się dochody i wydatki związane z realizacją: zadań z zakresu administracji rządowej i innych zleconych jednostce samorządu terytorialnego odrębnymi ustawami; zadań wykonywanych na mocy porozumień z organami administracji rządowej; zadań realizowanych w drodze umów lub porozumień między jednostkami samorządu terytorialnego. Doskonale to wiecie. My tylko przypominamy.
Obligatoryjnym elementem uchwały budżetowej jest utworzenie rezerwy ogólnej, która powinna wynosić nie mniej niż 0,1% i nie więcej niż 1% wydatków budżetu (art. 222 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Ponadto, ustawa dopuszcza możliwość tworzenia rezerw celowych, gdy jest to wymagane przez odrębne przepisy, jak np. rezerwa na zarządzanie kryzysowe, która wynosi nie mniej niż 0,5% wydatków jednostki pomniejszonych o wydatki inwestycyjne, wydatki na wynagrodzenia i pochodne oraz wydatki na obsługę długu. Spójrz na art. 26 ust 4 Ustawy z dnia 26 kwietnia 2007r. o zarządzaniu kryzysowym.
Musisz uwzględnić kwotę deficytu budżetu wraz ze źródłami pokrycia deficytu albo kwotę planowanej nadwyżki budżetu wraz z jej przeznaczeniem. Szczerze życzymy tej drugiej opcji, choć wiemy, że będzie ciężko, aby ją uzyskać.
Pamiętaj, przychody ewidencjonujemy w szczegółowości paragrafu.
Pamiętaj, rozchody także ewidencjonujemy w szczegółowości paragrafu.
Kolejnym elementem uchwały są limity zobowiązań z tytułu zaciąganych kredytów, pożyczek i emitowanych papierów wartościowych. Ustawodawca wymaga, aby jednostki samorządu terytorialnego określiły limity na te zobowiązania, co ma na celu utrzymanie kontroli nad finansowaniem i uniknięcie nadmiernego zadłużenia.
Limit zobowiązań zaliczanych do tytułu dłużnego innego niż kredyt, pożyczka lub papiery wartościowe, wynikającego ze stosunków prawnych, które nazwą odpowiadają tym tytułom dłużnym, oraz z innych stosunków prawnych, które wywołują skutki ekonomiczne podobne do skutków wynikających z papierów wartościowych opiewających na wierzytelności pieniężne, umów kredytów i pożyczek oraz przyjętych depozytów. O co chodzi? Na przykład zakup telefonu na raty do spłaty w ciągu 24 miesięcy lub leasing finansowy.
Jeśli zaplanowano przychody z tytułu pożyczek, kredytów lub emisji papierów wartościowych, należy ustalić limity! Skoro zostały ustalone limity, to konieczne jest nadanie zarządowi upoważnień do zaciągania tych zobowiązań. Zarząd jednostki musi posiadać odpowiednie uprawnienia, aby realizować te zapisy. W dalszej części wrócimy do tematu.
Słowo klucz: wymagalnych. Ważne jest, aby rozróżniać te wydatki, które są wymagalne, od tych, które są tylko zobowiązaniami spłacanymi w terminie.
Przykłady można mnożyć, a skoro tak, to my dzielimy się z Wami kilkoma najpopularniejszymi:
Nie zapomnij o funduszu sołeckim czy budżecie obywatelskim.
Tutaj odsyłamy do uchwały trybowej. Upewnij się czy wszystkie zapisy w niej zawarte, mają odzwierciedlenie w budżecie, który tworzysz.
Przebrnęliśmy przez to, co konieczne. Nie poprzestajemy jednak na laurach. Idziemy dalej, podpowiadając Wam, co jeszcze może Wam się przydać w zapisach uchwał budżetowych.
W uchwale budżetowej organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może upoważnić zarząd do dokonywania zmian w budżecie, w zakresie określonym w art. 258.
Chciałoby się rzec – hulaj dusza, piekła nie ma. Pamiętajcie, że im większa swoboda zarządu, tym trudniejsze przez Wami stoją wyzwania. Czy będziecie potrafili utrzymać w ryzach swojego włodarza?
Upoważnia się Zarząd do dokonywania zmian w budżecie polegających na przeniesieniach w planie wydatków między paragrafami i rozdziałami w ramach działu, z uwzględnieniem wydatków na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń oraz wydatków majątkowych w szczególności przeniesień między zadaniami w ramach tego samego działu oraz tworzenia nowych zadań majątkowych.
STOP: Niektórzy kolegianci w RIO kwestionują takie upoważnienie. Trudno nam powiedzieć dlaczego. Znamy bowiem budżety, w których podobne upoważnienia funkcjonują.
Przykład? Zielona Góra. Link poniżej:
Uchwała budżetowa Zielonej Góry na 2024 rok
Upoważnia się Zarząd do przekazania kierownikom jednostek budżetowych uprawnień do dokonywania przeniesień w planie wydatków w ramach działu.
STOP: Ostrożnie z tym upoważnieniem. Czy myślicie, że kierownicy jednostek poinformują Was, że z jakiegoś powodu uzyskali oszczędności w swoich planach finansowych czy raczej dokonają przeniesienia w obszary, w których wydadzą je, mimo że potrzeby nie są palące...? Nie mówimy żeby nie dawać takich upoważnień, wskazujemy jedynie, aby obchodzić się z nimi ostrożnie, żeby nie przyniosły one więcej szkody niż pożytku.
Upoważnia się Zarząd do zaciągania w roku 2025 kredytów i pożyczek oraz sprzedaży papierów wartościowych na występujący w ciągu roku przejściowy deficyt budżetu do kwoty 4.000.000,00zł.
STOP: Określ kwotę, zgodnie ze swoimi przekonaniami i potrzebami. Pamiętaj, że nie musisz zaciągać zobowiązań w tej wysokości, ale możesz do tej wysokości. Czasem warto nieco przeszacować tę wartość, abyśmy byli gotowi na różne scenariusze, które napisze dla naszej jednostki życie.
Upoważnia się Zarząd do lokowania w trakcie realizacji budżetu czasowo wolnych środków budżetowych na rachunkach w innych bankach niż bank prowadzący obsługę budżetu.
STOP: Polecamy to upoważnienia jednostkom, które mają znaczną ilość środków obrotowych. Znajdźcie bank, który zaoferuje wysokie oprocentowanie depozytów i liczcie wpływy z odsetek. Trzymamy kciuki.
W budżecie jednostki samorządu terytorialnego mogą być tworzone rezerwy celowe. Pamiętaj, aby nie przekroczyły one 5% wydatków budżetu JST.
Przykład
W budżecie tworzy się rezerwy:
1. ogólną w wysokości 250.000,00 zł;
2. celowe w łącznej wysokości 2.050.000,00 zł, z tego:
na realizację zadań wynikających z zakresu zarządzania kryzysowego – 100.000,00 zł, w tym 70.000,00 zł na wydatki bieżące i 30.000,00 zł na wydatki majątkowe,
na wydatki oświatowe – 300.000,00 zł,
na wydatki majątkowe – 1.000.000,00 zł;
na wydatki związane z kosztami mediów – 100.000,00 zł;
na wydatki związane z bieżącą konserwacją infrastruktury powstałej w związku z realizacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w tym środków z UE – 50.000,00 zł
na wydatki związane z poprawą efektywności energetycznej – 500.000,00 zł
STOP: Jak tworzyć rezerwy? To zależy… Od czego? Od wyobraźni Waszego włodarza, jego swobody działania i Waszej asertywności 😅
Jeśli dotarłeś do tego miejsca, to serdecznie dziękujemy za wytrwałość. Materia nie jest lekka. Pamiętajcie, że budżet żyje. Czasem warto zaryzykować jakieś zapisy w projekcie budżetu, by sprawdzić jak zareaguje na nie kolegiant. Nie zachęcamy do otwartej wojny, ale wierzymy w siłę argumentu. Może chcesz się z nami podzielić opiniami RIO, z którymi się nie zgadzasz. Możemy spróbować podjąć temat i zająć stanowisko. Oczywiście, nie możemy obiecać, że zostaniemy wysłuchani, ale kropla drąży skałę.
Jeśli chcecie, to oczywiście my możemy być z Wami, by Was wspierać w tym działaniu. W kolejnym poście pokażemy, co potrafią nasze narzędzia. Zajrzyj koniecznie i uczyć swoją pracę mniej stresową. Pamiętaj, że masz prawo, a nawet obowiązek wyposażenia swojego stanowiska pracy w takie narzędzia, jakie poprawią efektywność Twoich działań. Odpowiadasz za dziesiątki milionów złotych. Musisz być więc skuteczny. Do dzieła!