CEO Publink. Od 15 lat tworzy narzędzia, które mają ułatwić życie Skarbnikom. Prowadził projekty dla największych miast w Polsce. Ekspert ZMP czy Narodowego Instytutu Samorządu Terytorialnego.
Zawsze jest gotowy do działania, bez zbędnych ceregieli. Wystarczy podłączenie do Internetu i już z chmury wyłania się pomocna dłoń. O kim lub raczej o czym mowa?
O aplikacji, która podniosła jakość pracy Skarbników, a o której podczas październikowego webinaru z cyklu Akademia Publink opowiadała Karolina Sawko. Mowa o BEST Asystencie, czyli naszej aplikacji, z której niemal 500 skarbników, księgowych i pracowników wydziałów budżetowych w całej Polsce pracuje na co dzień.
Dlaczego BEST jest the best?
Prace nad produktem, w szczególności nad skomplikowanym programem, to złożony proces. Potrzebne są ciągłe zmiany i udoskonalanie funkcjonalności. Opanowaliśmy ten proces całkiem nieźle i z każdym tygodniem możecie zobaczyć kolejne udogodnienia w programie. Na bieżąco śledzimy uwagi i zastrzeżenia Regionalnych Izb Obrachunkowych w zakresie uchwał budżetowych. To powoduje, że jesteśmy w stanie przygotować dla Was narzędzie, które zminimalizuje ryzyko błędów w Waszych uchwałach.
Słuchamy Skarbników już od niemal 15 lat... To jak wyglądają nasze aplikacje, to nasza wspólna praca. Zobacz, co mówią o niej inni Skarbnicy:
Jak BEST Asystent pomaga uniknąć uwag Regionalnych Izb Obrachunkowych?
Zacznijmy od faktu, że blisko 30% opinii o projektach uchwał budżetowych na 2024 rok, wydanych przez Regionalne Izby Obrachunkowe, zawierało uwagi lub zastrzeżenia, a część z nich była negatywna! To liczba, którą trudno zignorować. Best Asystent powstał, by pomóc Skarbnikom minimalizować to ryzyko. Wbudowane weryfikatory automatycznie sprawdzają dokumenty pod kątem zgodności z przepisami, eliminując ryzyko błędów. Dzięki temu budżet, który przygotowujesz, jest nie tylko dokładny, ale też dostosowany do wymagań RIO.
Poniżej w minutowym filmiku, pokazuję jak to działa i dlaczego zależało nam na takim działaniu:
Budżet na nowy rok: Nie bujaj w obłokach, skorzystaj z chmury.
Program działa w chmurze, co oznacza, że możesz z niego korzystać gdziekolwiek jesteś – wystarczy dostęp do Internetu. Cały czas zaskakuje nas jak wielu skarbników nie może pracować na systemach urzędowych czy w BeSTii prosto z domu. W większości przypadków, to zdrowe dla głowy, natomiast kiedy na szybko trzeba zareagować, dodatkowy wyjazd do pracy jest uciążliwy. Warto mieć wszystkie możliwości.
BEST Asystent pozwala na eliminację ręcznego wprowadzania danych i znacznie przyspiesza proces tworzenia budżetu. Jak?
Krok 1: Wyślij dane Plikomatem.
Warto w tym momencie trochę rozwinąć czym jest Plikomat. To mikroaplikacja, którą pobieramy na komputer. Odpowiada za to, że nie musisz ręcznie wybierać XMLów z danymi z BeSTii, które przeniesiesz do BEST Asystenta. Plikomat sam wie, jakich dokumentów potrzebuje i jednym kliknięciem wyśle je do BESTa.
Po uruchomieniu, Plikomat podpowie jaki zestaw danych chce pobrać i wystarczy kliknąć START. Wysłanie pierwszego zestawu danych umożliwi start w programie, w szczególności: paczka budżet 2024 umożliwi kontynuację tworzenia uchwał i zarządzeń zmieniających budżet w bieżącym roku, a paczka projekt 2025 umożliwi wygenerowanie wstępnego projektu budżetu na kolejny rok budżetowy.
Krok 2: Stwórz projekt budżetu
Teraz przechodzimy do meritum. Możesz pracować nad projektem budżetu od razu w BEST Asystencie, ale możesz też dołączyć do niego w dowolnym momencie.
Tworzenie projektu od początku w BEST Asystencie polega na uruchomieniu procesu generowania projektu. Program sam zweryfikuje czy ma niezbędne dane z BeSTii, sprawdzi czy ma dostępne plany finansowe jednostek organizacyjnych, a także doczyta aktualne dane o subwencjach, PIT i CIT. Następnie zaproponuje wskaźniki przeliczeniowe do budżetu - PKB, inflację, wskaźnik wzrostu wynagrodzeń. Wystarczy wybrać, czy przeliczenia chcemy robić w oparciu o dane z końca III kwartału czy jakąkolwiek inną datę z przeszłości i działamy. Po wykonaniu wstępnego projektu, masz pełną widoczność skąd wzięły się zaproponowane wartości (na przykładzie subwencja i źródło "Dane z MF"), możesz je porównać do historycznych wykonań a także zmienić sposób wyliczenia czy po prostu wprowadzić wartość "z ręki".
Możesz też rozpocząć pracę w BEST Asystent mając już gotowy swój szkic budżetu, np. w BeSTii. Ten scenariusz wspomagaliśmy już 2 lata temu i jesteśmy w nim równie sprawni. Co zrobić z takim wstępnie posiadanym budżetem? Wczytać plikomatem lub XMLem, obejrzeć weryfikatory (prezentowane na filmiku wyżej) i zobaczyć jak dzieje się magia z kroku 3.
Krok 3: Kliknij "podsumowanie" i chwilę się zrelaksuj. Tydzień Twojej pracy właśnie wykonuje się w ciągu 1 minuty.
Gdy wszystkie dane są już wprowadzone i przeliczone, BEST Asystent poprowadzi Cię do szybkiego wygenerowania budżetu. Ten etap pozwala na dopracowanie wszystkich detali oraz przygotowanie niezbędnych dokumentów – od zarządzeń po uchwały, uzasadnienia i załączniki. Program automatycznie sprawdza, czy wszystkie weryfikatory zostały spełnione, co zapewnia, że dane są zgodne z obowiązującymi przepisami. W kolejnym kroku, program generuje podstawę prawną dla uchwały budżetowej, proponując rozwiązania zgodne z wytycznymi Regionalnych Izb Obrachunkowych. Użytkownik może także dostosować podstawę prawną, dodając własne zapisy.
Program podpowiada, które załączniki są rekomendowane, bazując na dostępnych danych w budżecie. Użytkownik ma możliwość wyboru, które załączniki chce uwzględnić, a program generuje je automatycznie w ciągu kilkunastu sekund, w zależności od wielkości budżetu i liczby załączników. Po wygenerowaniu dokumentów, BEST Asystent umożliwia również utworzenie pliku XML, który można bezpośrednio wgrać do systemu BeSTia, a następnie przesłać do Regionalnej Izby Obrachunkowej. To skraca czas potrzebny na przygotowanie i przesyłanie dokumentacji, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych.
Z resztą... nie musisz ufać na słowo. Ten krótki filmik, pokazuje cały proces:
Ale to nie wszystko!
Moglibyśmy tutaj opisać jeszcze wiele drobnych i większych usprawnień, ale zostawimy tylko jedno. BEST Asystent w pełni obsługuje współpracę z jednostkami organizacyjnymi (zarówno taką, gdzie Skarbnik wymaga stworzenia projektu planu przez księgowych jak i taką, gdzie Skarbnik... sam tworzy te projekty). Tak samo jak możesz wygenerować swój projekt uchwały, załączników, tak samo możesz też wygenerować plany finansowe jednostek. Zostawiam link do instrukcji, która świetnie pokazuje co i jak -> instrukcja na youtube.
Chcesz spróbować, choćby na ostatniej prostej projektu na 2025?
Nic prostszego. Możesz po prostu zarejestrować sobie konto (jeśli jeszcze go nie masz) na konto.publink.com i kliknąć "Testuj" ale możesz też poprosić aby nasz doradca pokazał Ci co i jak. Z naszym doradcą (Żanetą, Marcin lub Wojtkiem) możesz od razu umówić spotkanie klikając w wybrany dzień i godzinę poniżej lub dzwoniąc na numer: 61 880 24 11.
Na koniec, przyjmij nasze życzenia udanych projektów!
