W tym artykule przedstawiamy krok po kroku proces dodawania nowej faktury w systemie, przedstawiając zarówno podstawowe funkcje, jak i dodatkowe opcje, które mogą usprawnić pracę.
Zakładka faktury
Aby dodać fakturę należy przejść do sekcji “Faktury”, znajdującej się po lewej stronie na głównym pasku menu.
Następnie wprowadzenie faktury jest możliwe po kliknięciu przycisku "Dodaj fakturę", widocznego po prawej stronie ekranu.
Szczegóły faktury
W otwartym oknie należy wypełnić pola dotyczące szczegółów wprowadzanego dokumentu.
Pola, jakie należy uzupełnić to:
- Numer faktury;
- Kontrahent (szczegółowa instrukcja dodawania kontrahenta znajduje się tutaj);
- Nazwa towaru / usługi - jest to jedyne wymagane pole w tej sekcji;
- Data wystawienia;
- Dodatkowe informacje.
Dokumenty faktury
W tym miejscu można dodać Fakturę lub dodatkowe załączniki (format .pdf), za pomocą przycisku “Dodaj fakturę” lub “Dodaj załącznik”.
Kwota faktury
Po kliknięciu “Dalej” otworzy się drugi krok dodawania faktur - Płatność, w którym należy wypełnić pola dotyczące kwot, terminów, jak również oznaczyć zamówienia publiczne.
Wskazanie widoczności faktury dla współpracowników
Każda faktura wprowadzona do systemu musi zostać przypisana do wcześniej wprowadzonego wydziału. Ponadto dla każdej każdej faktury można określić jej widoczność dla innych współpracowników. Można określić różne stopnie widoczności umowy:
- “Wszyscy pracownicy wydziału” (wtedy każdy pracownik po zalogowaniu się będzie widział daną fakturę);
- “Kierownicy i Skarbnik” (faktura będą widzieć tylko osoby z oznaczonymi rolami);
- “Tylko Skarbnik” (dla pozostałych użytkowników dodana faktura z takim oznaczeniem będzie niewidoczna).
Angażowanie środków z faktury
Kolejny krok to edycja “Angażowania wartości faktury”. W tym miejscu możesz wybrać następujące opcje:
- zaangażować fakturę w istniejącej już umowie;
- zaangażować fakturę w istniejącym już zaangażowaniu w BEST Asystencie;
- zaangażować fakturę w nowym zaangażowaniu w BEST Asystencie;
- nie angażować faktury.
Całość należy potwierdzić, klikając w przycisk “Zapisz” w prawym dolnym rogu, wówczas faktura będzie dostępna na liście.