Dodawanie nowej umowy

Wprowadzanie umów jest kluczowym elementem pracy w programie. W tym artykule przedstawiamy krok po kroku proces dodawania nowej umowy w systemie, przedstawiając zarówno podstawowe funkcje, jak i dodatkowe opcje, które mogą usprawnić pracę.

Zakładka umowy 

Umowy można dodać w sekcji "Umowy" dostępnej w menu bocznym po lewej stronie programu. W pierwszym widoku znajdują się dwie zakładki, pomiędzy którymi możliwe jest przełączanie:

• Umowy wydatkowe;
• Umowy dochodowe;

Żeby wprowadzić pierwszą umowę należy wybrać odpowiednio “Umowy wydatkowe” lub “Umowy dochodowe” i nacisnąć przycisk “Dodaj umowę”.

Szczegóły umowy 

W widoku szczegółów umowy po uzupełnieniu numeru umowy należy wskazać kontrahenta. Jeżeli nie znajduje się na liście konieczne jest dodanie kontrahenta za pomocą funkcji “Utwórz nowego kontrahenta”.

Następnie należy wybrać rodzaj podmiotu i wprowadzić NIP. Za pomocą przycisku “Pobierz dane z GUS” możliwe jest automatyczne uzupełnienie pozostałych informacji. Jeśli NIP nie został odnaleziony należy ręcznie wprowadzić informacje takie jak: 

• Nazwa kontrahenta;
• NIP;
• Adres kontrahenta;
• Kontakt.

Całość wprowadzonych danych należy potwierdzić za pomocą przycisku “Zapisz”. 

Po wyborze kontrahenta należy uzupełnić pozostałe pola: 

• Przedmiot umowy - jest to jedyne obowiązkowe pole w tej sekcji;
• Data zawarcia umowy;
• Początek obowiązywania umowy;
• Koniec obowiązywania umowy;
• Dodatkowe informacje.

Dokumenty umowy 

Następnie możliwe jest uzupełnienie Dokumentów umowy - za pomocą przycisków “Dodaj umowę” oraz “Dodaj załącznik” użytkownik może wczytać wybrane dokumenty.

Wskazanie widoczności umowy dla współpracowników 

Każda umowa wprowadzona do systemu musi zostać przypisana do wcześniej wprowadzonego wydziału. Ponadto dla każdej umowy można określić jej widoczność dla innych współpracowników. Można określić różne stopnie widoczności umowy: 

• “Wszyscy pracownicy wydziału” (wtedy każdy pracownik po zalogowaniu się będzie widział daną umowę);
• “Kierownicy i Skarbnik” (umowę będą widzieć tylko osoby z oznaczonymi rolami);
• “Tylko Skarbnik” (dla pozostałych użytkowników dodana umowa z takim oznaczeniem będzie niewidoczna). 

Po wybraniu wymaganych opcji należy przejść do kolejnej karty naciskając w prawym dolnym rogu opcję “Dalej”. 

Kwota umowy 

Na drugiej karcie użytkownik uzupełnia “Kwotę umowy” w wartościach brutto i netto oraz oznacza rodzaj umowy:

• Umowa z zamówień publicznych;
• Umowa zlecenie;
• Umowa wieloletnia;
• Umowa z dofinansowaniem. 

Jeśli wartość umowy przekracza próg, który został wprowadzony w ustawieniach zamówień publicznych, to system przypomni o konieczności zaznaczenia etykiety.

Umowa wieloletnia

Jeśli umowa jest wieloletnia, to możliwe jest wprowadzenie harmonogramu z wieloma terminami płatności. Wystarczy zaznaczyć pole wyboru przy napisie “Umowa wieloletnia” i wprowadzić terminy płatności wraz z kwotą - kolejne terminy dodaje się za pomocą przycisku “Dodaj termin”.

Dofinansowanie

Jeśli umowa posiada dofinansowanie, to możliwe jest zaznaczenie opcji “Umowa z dofinansowaniem”, a następnie uzupełnienie szczegółów:

• Wartość wkładu własnego;
• Nazwa dofinansowania;
• Wartość dofinansowania.

Jeśli umowa jest powiązana z Umową dochodową można to zaznaczyć i wskazać konkretną umowę.

Zaangażowanie

Podczas końcowego etapu dodawania umowy pojawia się informacja o możliwym dodaniu zaangażowania. 

W tej sekcji dostępne są trzy możliwości: 

• "Wybierz zaangażowanie z BEST Asystent" - ta opcja przenosi do okna  BEST Asystenta, gdzie można  angażować wartość umowy w już istniejącym zaangażowaniu; 
• "Dodaj nową pozycję zaangażowania" - po wybraniu tej opcji, użytkownik zostanie przeniesiony do okna BEST Asystenta, gdzie może wprowadzić nowe zaangażowanie; 
• można zrezygnować z angażowania środków, odznaczając pole wyboru "Angażuj wartości umowy w BEST Asystent".

Całość wprowadzonych danych należy potwierdź przyciskiem “Zapisz”.

W tym momencie nowa umowa została dodana i wyświetla się na liście umów.