Twoje pierwsze kroki w programie BEST Asystent

Przygotowaliśmy dla Ciebie instrukcje wdrożeniowe. Zobacz jak rozpocząć pracę w programie i przygotować swój pierwszy dokument w BEST Asystencie.

Logowanie do programu 

Aby zalogować się do programu Best Asystent należy kliknąć 👉 tutaj.

Następnie należy podać adres e-mail oraz wpisać hasło.

Podstawowe ustawienia 

Aby twoje dokumentu generowały się poprawnie, konieczne jest wprowadzenie podstawowych ustawień jednostki. W tym celu kliknij ikonkę koła zębatego, znajdującą się w lewym górnym rogu. 

Po przejściu do ustawień użytkownika, otworzy się okno, w którym można dokonać zmiany:

• typu jednostki,
• organu stanowiącego,
• organu wykonawczego

Po wypełnieniu pól należy nacisnąć przycisk „Zapisz”.

Pobieranie i konfiguracja Plikomatu oraz przesyłanie paczki danych 

BEST Asystent działa w chmurze. Aby móc poprawnie i w pełni korzystać z programu BEST Asystent, należy, pobrać i skonfigurować aplikację Plikomat, która umożliwia przesyłanie danych z programu BeSTi@ do BEST Asystenta.

Pobieranie Plikomatu

 Aby pobrać Plikomat należy przejść do zakładki Produkty i w sekcji Narzędzia kliknąć Pobierz przy Plikomacie. 

Program zostanie pobrany w przeglądarce i zapisany w pobranych plikach.

Konfiguracja Plikomatu 

Konfiguracji profilu z bazą BeSTii można dokonać klikając w trzy kropki w prawym górnym rogu okienka i wybierając opcję Ustawienia. 

W zakładce należy uzupełnić adres serwera, użytkownika, hasło i bazę danych zgodnie z danymi z BeSTii lub skorzystać z opcji Użyj domyślnych, jeśli Besti@ jest zainstalowana na tym samym komputerze. Kolejno użyć przycisku Wybierz.

Po udanej konfiguracji, można zalogować się do Plikomatu. 

Przesyłanie paczki z danymi 

Po zalogowaniu do Plikomatu Publink, można wybrać rodzaj paczki oraz kliknąć przycisk START w celu przesłania danych z programu BeSTi@.

Po przesłaniu paczki, pojawi się komunikat informujący o poprawnym przesłaniu paczki danych. W kolejnym oknie Plikomatu należy kliknąć przycisk OK, aby wrócić do BEST Asystenta i do okienka importu.

Komunikaty po przesłaniu paczki

Na ekranie głównym, widoczne będzie okienko z listą dokumentów do importu. Po zaznaczeniu wybranych dokumentów, można je zaimportować.

Generowanie planów finansowych po przesłaniu paczki 

W BEST Asystencie po przesłaniu paczki, można wygenerować automatycznie i podpiąć plany finansowe do zaimportowanych dokumentów.

Aby wygenerować i podpiąć plany finansowe do zaimportowanych dokumentów należy zaznaczyć tę opcję w oknie importu i kliknąć przycisk Importuj. 

Tworzenie zmiany budżetowej 

Tworzenie nowego dokumentu w programie 

Aby utworzyć uchwałę lub zarządzenie zmieniające budżet należy użyć plusa, który znajduje się w prawym górnym rogu programu i wybrać odpowiedni dokument. 

Wgrywanie pliku XML 

Aby wgrać plik XML z Bestii należy użyć plusa, który znajduje się w prawym górnym rogu programu i wybrać opcję Plik XMLz sekcji Zaimportuj dokumenty.

Importowanie dokumentu z paczki 

Aby wgrać do programu plik, który został przesłany za pomocą Plikomatu, należy użyć plusa, który znajduje się w prawym górnym roku programu. Następnie w sekcji Zaimportuj dokumenty, należy wybrać opcję Z Bestii. 

Następnie otworzy się okno importu dokumentów. Aby wybrać dokument, należy kliknąć w kwadrat znajdujący się obok nazwy dokumentu. Następnie można kliknąć przycisk Importuj. 

Edycja nagłówka dokumentu 

W celu edycji numeru dokumentu lub zmiany jego daty podjęcia oraz daty wejścia w życie, należy wejść do wybranego dokumentu, a następnie kliknąć ikonę ołówka przy domyślnym numerze dokumentu.

Otworzy się okno edycji Nagłówka dokumentu, gdzie można wprowadzić numer dokumentu, datę podjęcia i datę wejścia w życie oraz zmienić kategorię dokumentu. Po wprowadzeniu odpowiednich wartości, należy kliknąć przycisk „Zamknij”. Zmiany zapiszą się automatycznie.

Dodawanie uszczegółowień pozycji 

W celu wygenerowania niektórych załączników, zalecane jest uszczegółowienie pozycji. Aby dodać uszczegółowienie należy kliknąć opcję „Dodaj uszczegółowienie wartości” przy odpowiednim wierszu tabeli.

Wówczas pojawi się pole dodania uszczegółowienia, gdzie z listy należy wybrać cel, a następnie ustalić wysokość uszczegółowienia w polu „Wartość".

Więcej na temat rodzajów uszczegółowień dowiesz się z artykułu 👉 tutaj. 

Generowanie dokumentu tekstowego oraz pliku XML 

Aby wygenerować zarządzenie bądź uchwałę zmieniającą budżet z uzasadnieniem i załącznikami należy przejść do sekcji „Podsumowanie”.

Weryfikatory 

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na weryfikatory dokumentu. Możemy zapisać i kontynuować tworzenie dokumentu jeśli pozycje weryfikatorów są żółte lub zielone. Jeśli, co najmniej jeden z weryfikatorów jest czerwony, oznacza to, że w dokumencie znajduje się błąd krytyczny, który należy poprawić. 

Uzupełnienie podstawy prawnej 

Następnym krokiem jest personalizacja podstawy prawnej, gdzie można skorzystać z domyślnej podstawy prawnej lub uzupełnić własną.

Wybór załączników 

W dalszej kolejność użytkownik z listy załączników może zaznaczyć te, które mają się wygenerować do opracowanej zmiany.

Generowanie uchwały 

Ostatnim krokiem jest wygenerowanie i pobranie treści wraz z załącznikami. Możliwe jest pobranie następujących plików:

• dokument Word – autopoprawka z uzasadnieniem i załącznikami;
• plik XML do wgrania w BeSTii. Plik wygenerowany z Best Asystenta możliwy jest do wgrania w systemie Besti@;
• plik ZIP – zawiera plik XML z autopoprawką do budżetu, pliki XML planów finansowych*.
• Jeśli w programie znajdują się plany finansowe dla wydziałów, to w pliku ZIP znajdzie się plan finansowy skumulowany do planu finansowego dla jednostki Urząd.

Aby pobrać dokumenty wystarczy kliknąć w ikonę. Dokumenty zapiszą się na komputerze w folderze Pobrane.