Twoje pierwsze kroki w programie - użytkownik

Przygotowaliśmy instrukcje wdrożeniowe dla naszych użytkowników. Zobacz jak rozpocząć pracę w programie oraz jak dodać pierwszą umowę i fakturę.

Logowanie do programu 

W celu zalogowania się do programu należy wejść na stronie konto.publink.com. W otwartym oknie logowania należy podać adres e-mail oraz wpisać hasło, ustawione podczas procesu dodawania użytkownika.

Aby móc się zalogować, należy mieć utworzone konto. Dodanie nowych użytkowników opisujemy tutaj.

Rozpoczęcie pracy w programie 

Po zalogowaniu się do konta można przejść do sekcji Umowy klikając w przycisk “Otwórz”.

Dodawanie pierwszej umowy

Zarządzanie umowami jest możliwe w zakładce “Umowy”- pierwszy przycisk w lewym menu bocznym.   Zanim zostaną wprowadzone dane do umowy, należy najpierw wybrać odpowiednio typ umowy (wydatkowa/dochodowa).

 Po wyborze odpowiedniej zakładki wystarczy kliknąć przycisk “Dodaj umowę wydatkową  / dochodową” znajdujący się po prawej stronie. 

Szczegóły umowy 

W kolejnym kroku otworzy się okienko dodawania umowy, w którym należy uzupełnić szczegóły umowy. Do uzupełnienia są informacje takie jak:

• numer umowy;
• kontrahent*;
• przedmiot umowy - jest to jedyne wymagane pole w tej sekcji;
• data zawarcia umowy;
• początek obowiązywania umowy;
• koniec obowiązywania umowy;
• dodatkowe informacje.

*Dodawanie kontrahenta w umowie
Aby dodać nowego kontrahenta (niedostępnego po kliknięciu w listę rozwijalną) wystarczy wybrać opcję  “Utwórz nowego kontrahenta”.

W nowym oknie najpierw wybiera się rodzaj podmiotu: osoba prawna lub fizyczna. Dla osób fizycznych dane wprowadza się ręcznie, natomiast dla osób prawnych można skorzystać z pobierania informacji z GUS. Wystarczy podać NIP i kliknąć "Pobierz z GUS", a pozostałe pola uzupełnią się automatycznie.

Aby zatwierdzić dane i dodać kontrahenta do umowy oraz bazy, należy kliknąć "Zapisz".

Dokumenty umowy 

W tej sekcji można dodać załączniki do umowy za pomocą przycisków "Dodaj umowę" i "Dodaj załącznik".

Pliki, które system przyjmuje to PDF. Po wybraniu opcji otworzy się okno systemowe, które pozwoli wybrać dowolny plik z komputera. 

Wskazanie widoczności umowy dla współpracowników 

Każda umowa wprowadzona do systemu musi zostać przypisana do wcześniej wprowadzonego wydziału. Ponadto dla każdej umowy można określić jej widoczność dla innych współpracowników. Można określić różne stopnie widoczności umowy: 

• “Wszyscy pracownicy wydziału” (wtedy każdy pracownik po zalogowaniu się będzie widział daną umowę);
• “Kierownicy i Skarbnik” (umowę będą widzieć tylko osoby z oznaczonymi rolami);
• “Tylko Skarbnik” (umowa będzie widoczna tylko dla użytkowników o roli Skarbnika). 

Po wprowadzeniu wszystkich danych można przejść do etapu Płatności, klikając przycisk “Dalej”, w prawym dolnym rogu. 

Kwota umowy 

Drugim krokiem dodawania nowej umowy do programu, jest wprowadzenie kwot umowy. W tej sekcji można wprowadzić wartość umowy brutto i netto. 

Warto zwrócić uwagę na możliwość oznaczenia i wybrania opcji takich jak:

• Umowa z zamówień publicznych - jeśli wartość umowy przekracza próg, który został wprowadzony w ustawieniach zamówień publicznych, to system przypomni o konieczności zaznaczenia etykiety.;
• Umowa zlecenie;

• Umowa wieloletnia - w przypadku tego oznaczenia można wprowadzić harmonogram płatności, wprowadzając terminy oraz kwoty poszczególnych płatności;

• Umowa z dofinansowaniem - dla tego typu umowy można wprowadzić: wartość wkładu własnego, nazwę dofinansowania oraz wartość dofinansowania; dodatkowo umowę z dofinansowaniem można połączyć z umową dochodową. 

W trakcie dodawania umowy wydatkowej w kroku, w którym użytkownik uzupełnia szczegóły umowy, takie jak kwota umowy, harmonogram płatności oraz informację o ewentualnym dofinansowaniu, możliwe jest dodanie nowego zaangażowania do programu BEST Asystent. O tym jak to zrobić można dowiedzieć się tutaj. 

Dodawanie pierwszej faktury 

Aby dodać fakturę należy przejść do sekcji “Faktury”, znajdującej się po lewej stronie na głównym pasku menu.  

Następnie wprowadzenie faktury jest możliwe po kliknięciu przycisku "Dodaj fakturę", widocznego po prawej stronie ekranu. 

Szczegóły faktury 

W otwartym oknie należy wypełnić pola dotyczące szczegółów wprowadzanego dokumentu. 

Pola, jakie należy uzupełnić to:

• Numer faktury;
• Kontrahent (szczegółowa instrukcja dodawania kontrahenta znajduje się tutaj);
• Nazwa towaru / usługi - jest to jedyne wymagane pole w tej sekcji;
• Data wystawienia; 
• Dodatkowe informacje.

Dokumenty faktury 

W tym miejscu można dodać Fakturę lub dodatkowe załączniki (format .pdf), za pomocą przycisku “Dodaj fakturę” lub “Dodaj załącznik”. 

Kwota faktury 

Po kliknięciu “Dalej” otworzy się drugi krok dodawania faktur - Płatność, w którym należy wypełnić pola dotyczące kwot, terminów, jak również oznaczyć zamówienia publiczne. 

Wskazanie widoczności faktury dla współpracowników 

Każda faktura wprowadzona do systemu musi zostać przypisana do wcześniej wprowadzonego wydziału. Ponadto dla każdej każdej faktury można określić jej widoczność dla innych współpracowników. Można określić różne stopnie widoczności umowy: 

• “Wszyscy pracownicy wydziału” (wtedy każdy pracownik po zalogowaniu się będzie widział daną fakturę);
• “Kierownicy i Skarbnik” (faktura będą widzieć tylko osoby z oznaczonymi rolami);
• “Tylko Skarbnik” (dla pozostałych użytkowników dodana faktura z takim oznaczeniem będzie niewidoczna). 

Angażowanie środków z faktury 

Kolejny krok to edycja “Angażowania wartości faktury”. W tym miejscu możesz wybrać następujące opcje: 

• zaangażować fakturę w istniejącej już umowie;
• zaangażować fakturę w istniejącym już zaangażowaniu w BEST Asystencie;
• zaangażować fakturę w nowym zaangażowaniu w BEST Asystencie; 
• nie angażować faktury.

Całość należy potwierdzić, klikając w przycisk “Zapisz” w prawym dolnym rogu.