Twoje pierwsze kroki w programie - administrator

Program Umowy pozwala na prowadzenie rejestru umów JST. Ich przechowywanie w chmurze ułatwia dostęp osobom uprawnionym, co przyspiesza przepływ informacji i pozwala agregować dokumenty w jednostkach organizacyjnych. Zobacz jak rozpocząć pracę.

Logowanie do programu

W celu zalogowania się do programu należy przejść do strony konto.publink.com, gdzie użytkownik zostanie poproszony o podanie adresu e-mail oraz hasła ustawionego podczas procesu rejestracji.

Jeśli pojawiają się wątpliwości w kwestii rejestracji - tutaj znajdują się wskazówki.

Podstawowe ustawienia 

Przed przejściem do modułu Umowy konieczne jest skonfigurowanie kilku podstawowych ustawień. 

Dodawanie wydziału 

Po zalogowaniu należy wybrać zakładkę “Użytkownicy”, która znajduje się w lewym panelu bocznym. Tam dostępne są dwie zakładki:

• "Użytkownicy";
• "Jednostki Organizacyjne". 
  
  

Aby podzielić jednostkę na wydziały, należy przejść do zakładki "Jednostki organizacyjne" i kliknąć przycisk "Dodaj wydział".  Następnie pojawi się okno, gdzie do uzupełnienia będą następujące pola:

• Nazwa wydziału;
• Nazwa skrócona.

Następnie z rozwijanej listy należy wybrać jednostkę, do której zostanie przypisany wydział. Zmiany zostaną wprowadzone po kliknięciu przycisku "Zapisz" w prawym dolnym rogu programu.

Dodawanie nowego użytkownika 

Po dodaniu wydziałów, w zakładce “Użytkownicy” można nadać uprawnienia do programu pracownikom. W tym celu należy kliknąć przycisk “Dodaj użytkownika”, znajdujący się w prawym górnym rogu programu. Następnie pojawi się okno, gdzie do uzupełnienia będą następujące pola:

• imię i nazwisko;
• e-mail.

W tym kroku istotnym elementem jest przypisanie roli i nadanie odpowiednich uprawnień pracownikowi, co można wykonać wybierając przycisk “Dodaj uprawnienia”. Najpierw należy wybrać z listy odpowiedni wydział, a następnie określić rolę użytkownika. Lista rozwija się po kliknięciu na przycisk strzałki po prawej stronie. 

Zmiany zostaną wprowadzone po kliknięciu przycisku "Zapisz" w prawym dolnym rogu programu. Na wskazany adres e-mail przyjdzie wiadomość z zaproszeniem i linkiem do potwierdzenia rejestracji  oraz utworzenia hasła.  

Po wstępnej konfiguracji ustawień, aby przejść do programu Umowy, należy kliknąć zakładkę "Produkty" w menu bocznym, a następnie "Otwórz" Umowy. 

Ustalenie progu wartości dla zamówień publicznych 

Przed przystąpieniem do pracy w programie warto wprowadzić indywidualny dla jednostki próg wartości dla zamówień publicznych. Dzięki temu program zakomunikuje, jeśli wprowadzona wartość zostanie przekroczona. Aby to zrobić, należy przejść do zakładki "Ustawienia". 

W tym momencie wszystkie aspekty techniczne są przygotowane do wprowadzania umów i plików z nimi związanych. 

Dodawanie nowej umowy 

Aby dodać nową umowę, z menu bocznego należy przejść do zakładki "Umowy" i wybrać opcję "Dodaj umowę".

 

Dodawanie kontrahenta w umowie 

W programie Umowy można wprowadzać dane kontrahentów, tworząc ich bazę. Przy dodawaniu pierwszej umowy baza jest jeszcze pusta.
Aby dodać kontrahenta, należy kliknąć "Utwórz nowego kontrahenta". 

W nowym oknie najpierw wybiera się rodzaj podmiotu: osoba prawna lub fizyczna. Dla osób fizycznych dane wprowadza się ręcznie, natomiast dla osób prawnych można skorzystać z pobierania informacji z GUS. Wystarczy podać NIP i kliknąć "Pobierz z GUS", a pozostałe pola uzupełnią się automatycznie.

Aby zatwierdzić dane i dodać kontrahenta do umowy oraz bazy, należy kliknąć "Zapisz".

Szczegóły umowy 

Po wprowadzeniu kontrahenta, w sekcji "Szczegóły umowy" można wprowadzić takie dane jak:

• numer umowy;
• przedmiot umowy - jest to jedyne wymagane pole w tej sekcji;
• data zawarcia umowy;
• początek obowiązywania umowy;
• koniec obowiązywania umowy;
• dodatkowe informacje.

Dokumenty umowy 

W tej sekcji można dodać załączniki do umowy za pomocą przycisków "Dodaj umowę" i "Dodaj załącznik".

Pliki, które system przyjmuje to PDF. Po wybraniu opcji otworzy się okno systemowe, które pozwoli wybrać dowolny plik z komputera. 

Wskazanie widoczności umowy dla współpracowników 

Każda umowa wprowadzona do systemu musi zostać przypisana do wcześniej wprowadzonego wydziału. Ponadto dla każdej umowy można określić jej widoczność dla innych współpracowników. Można określić różne stopnie widoczności umowy: 

• “Wszyscy pracownicy wydziału” (wtedy każdy pracownik po zalogowaniu się będzie widział daną umowę);
• “Kierownicy i Skarbnik” (umowę będą widzieć tylko osoby z oznaczonymi rolami);
• “Tylko Skarbnik” (dla pozostałych użytkowników dodana umowa z takim oznaczeniem będzie niewidoczna). 

Po wybraniu wymaganych opcji, można kliknąć “Dalej”.

Kwota umowy 

Drugim krokiem dodawania nowej umowy do programu, jest wprowadzenie kwot umowy. W tej sekcji można wprowadzić wartość umowy brutto i netto. 

Warto zwrócić uwagę na możliwość oznaczenia i wybrania opcji takich jak:

• Umowa z zamówień publicznych - jeśli wartość umowy przekracza próg, który został wprowadzony w ustawieniach zamówień publicznych, to system przypomni o konieczności zaznaczenia etykiety.;
• Umowa zlecenie;
• Umowa wieloletnia - w przypadku tego oznaczenia można wprowadzić harmonogram płatności, wprowadzając terminy oraz kwoty poszczególnych płatności;
• Umowa z dofinansowaniem - dla tego typu umowy można wprowadzić: wartość wkładu własnego, nazwę dofinansowania oraz wartość dofinansowania; dodatkowo umowę z dofinansowaniem można połączyć z umową dochodową. 

Angażowanie środków wynikających z umowy 

Funkcja "Zaangażowanie" skierowana jest dla użytkowników posiadających program BEST Asystent. Zaangażowanie pozwala na zabezpieczenie środków w ramach prowadzonego budżetu. Dzięki temu można łatwo sprawdzić aktualny stan środków do dyspozycji.

Podczas końcowego etapu dodawania umowy pojawia się informacja o możliwym dodaniu zaangażowania. 

W tej sekcji dostępne są trzy możliwości: 

• "Wybierz zaangażowanie z BEST Asystent" - ta opcja przenosi do okna  BEST Asystenta, gdzie można  angażować wartość umowy w już istniejącym zaangażowaniu; 
• "Dodaj nową pozycję zaangażowania" - po wybraniu tej opcji, użytkownik zostanie przeniesiony do okna BEST Asystenta, gdzie może wprowadzić nowe zaangażowanie; 
• można zrezygnować z angażowania środków, odznaczając pole wyboru "Angażuj wartości umowy w BEST Asystent".

Całość należy potwierdzić przyciskiem "Zapisz". Nowa umowa zostanie dodana i wyświetlona na liście.

Dodawanie nowej faktury 

Aby dodać nową fakturę, z menu bocznego należy przejść do zakładki "Faktury" i wybrać opcję "Dodaj fakturę".

Szczegóły faktury 

W tej sekcji można wprowadzić takie dane jak: 

• numer faktury; 
• kontrahent - proces dodawania kontrahenta jest analogiczny jak w przypadku umowy; 
• nazwa towaru/usługi - jest to jedyne wymagane pole; 
• data wystawienia; 
• dodatkowa informacja. 

Dokumenty faktury 

W tej sekcji można dodać załączniki do faktury za pomocą przycisków "Dodaj fakturę" i "Dodaj załącznik".

Kwota faktury 

W tym miejscu można wprowadzić wartość faktury brutto i netto oraz wprowadzić termin płatności. Dodatkowo można zaznaczyć, że jest to faktura z zamówień publicznych. 

Wskazanie widoczności faktury dla współpracowników 

Każda faktura wprowadzona do systemu musi zostać przypisana do wcześniej wprowadzonego wydziału. Ponadto dla każdej każdej faktury można określić jej widoczność dla innych współpracowników. Można określić różne stopnie widoczności umowy: 

• “Wszyscy pracownicy wydziału” (wtedy każdy pracownik po zalogowaniu się będzie widział daną fakturę);
• “Kierownicy i Skarbnik” (faktura będą widzieć tylko osoby z oznaczonymi rolami);
• “Tylko Skarbnik” (dla pozostałych użytkowników dodana faktura z takim oznaczeniem będzie niewidoczna). 

Angażowanie środków z faktury 

Kolejny krok to edycja “Angażowania wartości faktury”. W tym miejscu możesz wybrać następujące opcje: 

• zaangażować fakturę w istniejącej już umowie;
• zaangażować fakturę w istniejącym już zaangażowaniu w BEST Asystencie;
• zaangażować fakturę w nowym zaangażowaniu w BEST Asystencie; 
• nie angażować faktury.
  
  

Faktura zostanie wprowadzona do systemu po kliknięciu przycisku "Zapisz" w prawym dolnym rogu programu. 

Dodawanie nowego aneksu 

Aby dodać aneks do umowy, należy przejść do widoku konkretnej umowy, wybrać zakładkę "Aneksy" i kliknąć "Dodaj aneks".

Szczegóły aneksy 

W nowo otwartym oknie można wprowadzić informację dotyczące aneksu: 

• numer aneksu; 
• data zawarcia; 
• początek obowiązywania; 
• koniec obowiązywania. 

Dokumenty aneksu

W tej sekcji można dodać załączniki do aneksu za pomocą przycisków "Dodaj aneks" i "Dodaj załącznik".

Zmiany w umowie 

Kolejnym krokiem dodawania aneksu jest wprowadzenie informacji o zmianach w umowie oraz uzasadnieniu aneksu. Zmiany w umowie mogą dotyczyć następujących wartości: 

• przedmiotu umowy;
• początku obowiązywania umowy;
• końca obowiązywania umowy;
• wartości umowy brutto; 
• wartości umowy netto. 

W tym miejscu można również edytować harmonogram płatności. 

Aneks zostanie wprowadzony do systemu po kliknięciu przycisku "Zapisz" w prawym dolnym rogu programu.